Verantwoordelijke secretariaat diensthoofd dienst mond-, kaak- en aangezichtschirurgie

Wat ga je doen?

• je bent verantwoordelijk voor het secretariaat van het diensthoofd van de afdeling mond-, kaak- en aangezichtschirurgie (MKA)
• in deze uitdagende functie beheer je de agenda en mailbox van het diensthoofd, je verwerkt vragen via mail of telefoon, je plant afspraken en meetings in, je beheert de administratie voor de ASO’s (artsen-specialisten in opleiding), bereidt aanvragen voor de medische raad voor, behandelt ad hoc vragen en volgt UA-gerelateerde zaken op
• je bent het aanspreekpunt voor de patiënt en onthaalt hen op een hartelijke en professionele manier, ook wanneer het aantal wachtenden oploopt, help je vriendelijk en correct elke patiënt verder
• je staat in voor de patiëntregistratie en afsprakenbeheer
• je maakt afspraken voor consultaties en medisch technische onderzoeken op verschillende diensten binnen het UZA
• je beantwoordt telefonische vragen en volgt het algemeen mailverkeer van de dienst op
• je weet van aanpakken op het vlak van een aantal overkoepelende administratieve taken voor de dienst zoals: de voorbereiding van de consultatie, postverwerking, het afhandelen van interne en externe correspondentie
• je bent back-up bij afwezigheid van collega’s. Bovendien ben je ook het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s en zorgt voor de nodige begeleiding
• je staat mee in voor de patiëntregistratie en het afsprakenbeheer
• je maakt ook afspraken voor consultaties en medisch technische onderzoeken op verschillende diensten binnen het UZA
• je beantwoordt de telefonische vragen en volgt het algemeen mailverkeer van de dienst op samen met de collega’s 
• je bent eveneens een aanspreekpunt voor de patiënt en onthaalt hen op een hartelijke en professionele manier, ook wanneer het aantal wachtenden oploopt, help je vriendelijk en correct elke patiënt verder
• In deze functie is elke dag weer anders; je zoekt naar een afwisselende en uitdagende functie binnen een sterk groeiende dienst
•  je hebt zeer regelmatig contact/overleg met de andere ziekenhuizen die ook tot de ZMACK associatie behoren (in overleg met diensthoofd)

Wie zoeken we?

• je behaalde een bachelor diploma health care management, een bachelor diploma in een administratieve richting of hebt gelijkwaardige competenties door ervaring
• kennis van medische terminologie is een pluspunt
• je bent vertrouwd met gebruik van computerprogramma’s met een goede kennis van Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• je kan informatie geven en vragen beantwoorden in het Nederlands, Frans en Engels
• je bent flexibel, stressbestendig en kan oplossingsgericht werken
• je bent sociaalvaardig in de omgang met patiënten en hun familie, artsen en collega's
• je bent flexibel, stressbestendig, ondernemend en kan oplossingsgericht werken
• je bent een teamspeler
• ervaring in coördineerde functie is een pluspunt

Wat mag je verwachten?

• een voltijds bediendecontract voor onbepaalde duur
• je job met impact gaat gepaard met een motiverend loonpakket en tal van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, een hospitalisatieverzekering en verzekering gewaarborgd inkomen
• work-lifebalance is voor ons van groot belang. Ga je voltijds bij ons aan de slag? Dan kan je genieten van 40 vakantiedagen.
• als universitair ziekenhuis bieden we talloze opleidingsmogelijkheden om je talenten verder te ontwikkelen
• we ontzorgen jou en je gezin met verschillende kinderopvangmogelijkheden en een ruime, gratis personeelsparking
• je kan gebruikmaken van een rijk aanbod aan gratis sportactiviteiten en -ondersteuning dankzij onze erkenning als Sportbedrijf
• als topper in jouw vakgebied pas je perfect bij ons als Top Employer

Interesse om deel uit te maken van ons team?

Solliciteer dan zeker online met CV en motivatiebrief. We nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Voor meer info over de functie kan je terecht bij Els Feremans (verantwoordelijke medische secretariaten) op het nummer 03 821 47 12.

Voor meer info over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Sigrid Lenaerts (HR medewerker) op het nummer 03 821 51 92.